Tugas Staff Administrasi

Ilustrasi tugas staff administrasi
Apa saja tugas staff administrasi? Mungkin itu adalah pertanyaan yang akan diajukan oleh para calon pegawai ketika mulai memasuki dunia kerja. Apalagi, banyak sekali perusahaan yang menwarkan pekerjaan tersebut pada masyarakat lewat berbagai media.

Saat mencari lowongan pekerjaan, banyak pencari kerja berlomba-lomba berebut lapangan kerja yang sangat terbatas jumlahnya. Bahkan, ada yang akhirnya menerima pekerjaan di luar bidang yang selama ini dipelajarinya di bangku sekolah atau bangku kuliah.

Banyak dari masyarakat Indonesia yang kemudian menerima atau melamar pekerjaan di luar bidang yang dulu dipelajari semasa bangku sekolah atau pada saat kuliah. Misalnya saja, ada yang kuliah di jurusan seni, namun bekerja di bidang perbankan atau perekonomian.

Ada pula yang belajar di bidang eksak, namun masuk ke dalam dunia kerja yang di dalamnya ia mendapatkan tugas staff administrasi. Lantas, apa yang seharusnya diketahui seseorang ketika hendak melamar pekerjaan? Tentu saja tugas dan fungsinya dalam sebuah perusahaan.

Apa yang Dimaksud dengan Administrasi?

Jika mendengar istilah administrasi, pikiran kita mungkin langsung menuju pada asumsi mengenai keuangan dan berbagai hal yang berhubungan dengan uang. Apalagi, dalam kegiatan perekonomian kita sering mendengar istilah biaya administrasi.

Baik di bidang ekonomi itu sendiri, seperti bank dan hal yang berbau perbankan, maupun di bidang lain di luar ekonomi perbankan. Misalnya saja, saat hendak masuk ke sekolah, orang tua diminta untuk membayar keperluan administrasi untuk masa orientasi siswa bagi putera puteri mereka.

Namun, sebenarnya administrasi bukan hanya meliputi keuangan dan hal-hal yang berhubungan dengan uang saja. Administrasi adalah berbagai kegiatan dan usaha dalam mencapai tujuan suatu instansi atau lembaga.

Tugas staff administrasi bukan hanya mencatat pemasukan dan pengeluaran saja, tapi juga mencatat segala hal yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan, seperti pembukuan ringan, pencatatan agenda perusahaan, pencatatan surat masuk dan surat keluar, serta kegiatan lain yang mencangkup keperluan perusahaan secara teknis.

Dalam hal ini, tugas staff administrasi tidak hanya dilakukan oleh sekertaris atau pegawai tata usaha. Seluruh anggota perusahaan sebenarnya memiliki peranan penting dalam mewujudkan kegiatan administrasi yang baik.

Artinya, suatu perusahaan yang baik akan dinilai melalui tata usaha dan kegiatan administrasi yang baik pula. Oleh karena itulah suatu perusahaan seringkali melakukan berbagai penyeleksian untuk mendapatkan staff administrasi yang sesuai dengan kinerja pegawai perusahaan yang lain.

Hal itu disebabkan oleh proses kerja sama yang memang semestinya menjadi satu tiang utama dalam melakukan kegiatan tata usaha dalam sebuah perusahaan sehingga menghasilkan transparasi dana dan kegiatan yang bisa dipertanggungjawabkan oleh seluruh anggota perusahaan.

Beberapa jenis administrasi yang dikenal di Negara kita adalah administrasi publik, administrasi Negara, administrasi niaga, administrasi lingkungan hidup, administrasi kependudukan, administrasi keuangan, administrasi pembangunan, dan administrasi pendidikan.

Administrasi publik adalah segala kegiatan administrasi yang mencakup kebutuhan publik atau masyarakat di Indonesia. Administrasi Negara adalah segala kegiatan administrasi yang berhubungan dengan kegiatan dan program yang diselenggarakan oleh Negara.

Administrasi niaga adalah segala kegiatan administrasi yang berhubungan dengan tata niaga atau perdagangan. Administrasi lingkungan hidup adalah segala kegiatan administrasi yang berhubungan dengan lingkungan hidup dan permasalahannya.

Administrasi kependudukan adalah segala kegiatan administrasi yang berhubungan dengan penduduk dan sektor kependudukan. Administrasi keuangan tentu saja kegiatan administrasi yang berhubungan dengan pendanaan suatu kegiatan.

Administrasi pembangunan adalah administrasi yang berhubungan dengan pembangunan. Dan administrasi keuangan adalah segala kegiatan administrasi yang berhubungan dengan sektor pendidikan.

Prinsip Administrasi Suatu Lembaga

Untuk mendapatkan kinerja yang baik, maka tugas staff administrasi tidak hanya didasarkan pada konteks catat mencatat, surat menyurat, dan kegiatan pembukuan saja.

Staff administrasi juga harus mematuhi beberapa prinsip yang diciptakan dengan maksud untuk mencapai tujuan perusahaan secara bersama-sama. Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut.

1.    Administrasi terdiri atas dua orang atau lebih.

Kegiatan yang berhubungan dengan administrasi wajib dilakukan oleh dua orang atau lebih. Hal itu disebabkan oleh harus adanya transparasi yang membuat perusahaan mengetahui dengan benar berbagai pembukuan dan kegiatan yang masuk dan keluar di dalam ruang lingkup perusahaan.

Dengan dua orang atau lebih, kegiatan administrasi juga akan lebih terorganisasi karena adanya tindakan yang memuat visi dan misi yang sama antara orang-orang dalam kelompok administrasi tersebut.

2.    Kerjasama

Prinsip kerjasama mungkin tidak hanya ada dalam kegiatan administrasi saja. Hampir seluruh kegiatan yang dilakukan secara berkelompok dan terorganisasi membutuhkan prinsip tersebut untuk mencapai tujuan yang diharapkan sebelumnya.

Dengan demikian, kelompok yang memiliki tugas staff administrasi diharuskan mematuhi prinsip tersebut agar terhindar dari berbagai penyelewengan yang bisa merusakkan rencana dan tujuan kebijakan perusahaan.

3.    Proses Usaha

Adanya proses dalam melakukan usaha dituntut untuk dipatuhi oleh para pegawai administrasi. Dengan kegiatan yang terperinci, perusahaan juga akan lebih mudah melakukan kebijakan lainnya yang bertendensi dalam memajukan perusahaan.

4.    Bimbingan

Prinsip bimbingan ini diperlukan untuk menjaga agar tidak ada gap antara pegawai senior dengan pegawai junior. Para pegawai akan bekerja sama melakukan tugas staff administrasi dengan baik apabila disertai dengan bimbingan yang baik pula dari atasa perusahaan.

Bimbingan ini juga mampu meningkatkan kinerja pegawai dan mempererat persaudaraan antarpegawai perusahaan sehingga bekerja akan terasa lebih mudah dan menyenangkan sehingga hasil yang didapatkannya pun lebih maksimal.

5.    Tujuan

Tujuan merupakan prinsip penting yang harus ditaati oleh seluruh pegawai perusahaan. Dengan kata lain, hal yang membuat keempat prinsip lain berjalan dengan baik adalah karena adanya tujuan yang sama dari seluruh pegawai perusahaan.

Berbagai Tugas Staff Administrasi

Di masa Sekolah Menengah Atas, mungkin ada seorang siswa yang terdaftar sebagai salah satu siswa jurusan IPA. Karena ketidakadaan biaya, akhirnya siswa tersebut memutuskan langsung terjun saja ke dunia kerja.

Setelah berjuang dan bersaing dengan para pencari kerja lainnya, siswa itu diterima sebagai staff administrasi di sebuah perusahaan swasta.

Ia yang selama 3 tahun belajar di SMA dan 2 tahun terakhir berada di jurusan IPA, jelas menjadi takut dan bingung pada awalnya. Kesenangan telah mendapat pekerjaan akhirnya tertutupi oleh rasa cemas karena ia tidak mengetahui apa sebenarnya tugas staff administrasi.

Sedikitnya, buku-buku referensi yang mampu menjelaskan apa sebenarnya yang menjadi tugas seorang staff administrasi akhirnya membuat siswa tersebut bertekad untuk mencari tahu sendiri.

Dengan bermodal nekat dan bertekad untuk belajar tugas staff administrasi, akhirnya siswa tersebut bisa menyimpulkan bahwa tugas staff administrasi meliputi hal-hal berikut ini.

1. Staff administrasi bertanggung jawab pada para senior atau supervisor atau manajer yang berada di atas mereka.
2. Staff administrasi bertugas mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan setiap ruangan yang ada di perusahaan itu. Untuk itu, seorang staff administrasi bertugas mengontrol hasil kerja para petugas kebersihan.
3. Mengawasi keluar masuknya surat di dalam perusahaan, baik surat utang, surat piutang, surat pemberitahuan maupun semua surat yang berhubungan dengan perusahaan. Tugas staff administrasi juga termasuk membuat surat keluar untuk membalas surat-surat yang perlu di balas.
4. Memperhatikan dan menyiapkan segala kebutuhan dan pengadaan alat-alat tulis kantor bagi setiap departemen yang ada di perusahaan itu serta pengadaan alat-alat kebersihan beserta kelengkapannya bagi petugas kebersihan.
5. Membuat laporan persedian barang.
6. Membuat layanan administrasi yang dilaporkan pada seniornya atau supervisor atau manajernya.
7. Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan administrasi perusahaan untuk menjadi bahan acuan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil suatu keputusan keuangan perusahaan dan membuat anggaran departemen umum.
8. Membuat daftar rapat, mencatat seluruh janji temu pimpinan perusahaan serta mempersiapkan bahan-bahan rapat.
9. Memeriksa absensi seluruh karyawan yang ada di perusahaan tersebut yang setiap akhir bulan akan diserahkan ke bagian keuangan untuk penentuan besarnya gaji yang harus dibagi.
10. Menjaga dan melakukan pembaharuan informasi administrasi sehingga saat diperlukan oleh pimpinan perusahaan, laporan administrasi terbarulah yang akan diinformasikan kepada pimpinan.

Nah, setelah menjalani dan mengetahui tugas staff administrasi, ternyata menjadi petugas administrasi tidaklah sesulit yang kita bayangkan. Intinya, bagaimana kita mengatur waktu dan prioritas pekerjaan saja agar semua pekerjaa yang ditugaskan kepada kita dapat kita selesaikan dengan baik.

Kita mungkin sudah tidak terlalu takut dan cemas lagi untuk mengambil tugas seorang staff administrasi. Anda juga tidak, kan?
Selamat bekerja!